Administração do tempo

Definição:

É uma ferramenta gerencial, que tanto pode ser utilizada nas empresas quanto em nossas vidas, permitindo a organização de metas pessoais e profissionais com menor dispêndio de energia física e mental. A boa administração de tempo é provavelmente o fator mais importante na administração de si mesmo e do trabalho executado. Ela começa com a auto-descoberta, isto é , com a identificação de como utilizamos o nosso tempo, do que não nos satisfaz, e do que desejamos mudar.

O Gerente e o seu tempo:

Um dos maiores problemas, para todos, e que nunca há tempo suficiente para fazer tudo o que é necessário.Peter Drucker, diz que o gerente que não consegue gerenciar seu próprio tempo não consegue gerenciar nada mais. Pois é de vital importância que o gerente domine o seu tempo, e não o tempo ser auto gerente.

Passos fundamentais para se alcançar um melhor uso do tempo:

1. Quantificar como ele é utilizado atualmente; 
2. Eliminar os pontos de estrangulamento com base nesta quantificação; 
3. Planejar efetivamente como aplicar o tempo economizado com a eliminação dos estrangulamentos.

A seguir, verifique quais destas tarefas só poderão ser feitas por você mesmo, quais as que podem ser realizadas por você ou por outra pessoa e quais devem ser delegadas a outras pessoas, sem prejuízo de qualidade, mas que no momento estão lhe roubando preciosas horas.

Alguns pontos de estrangulamento detectados:

• Indentifique os papeis de conteúdo esdrúxulo e os descarte;
• Estabeleça horários predeterminados e pré-estabelecidos para os variados acontecimentos do dia;
• Agende e divulgue as reuniões;
• Discipline-se na utilização do telefone, ou seja "Fale somente o necessário.".

É claro que a eliminação de todos os pontos de estrangulamento é, em certos casos, praticamente impossível, mas se você conseguir 50% do tempo bem administrado já alcançou um bom índice.

O que fazer com o tempo ganho?

Primeiro crie uma hora diária (tempo arbitrário) só sua, na qual você se isola sem telefonemas, reuniões, entrevistas, etc. E então :

• Leia aqueles artigos importantes que estão se acumulando em sua mesa;
• Pare e repense o seu departamento de entrada de dados, a utilização de pacotes, as novas admissões;
• Redescubra-se como gerente e como pessoa;
• Procure concentrar-se em tarefas  de intelecto multiplicadoras;
• Pense na qualidade dos serviços prestados e como melhorá-las;
• Reveja os planos de desenvolvimento dos técnicos e administrativos da área frente à novas tecnologias;
• Estabeleça ou melhore o seu relacionamento com os demais gerentes da corporação e funcionários em geral.

Benefícios obtidos com uma melhor administração do tempo:

Desenvolve uma perspectiva real do que a vida oferece e como pode ser vivida;

• Permite aproveitar mais a vida;
• Possibilita maior domínio e controle do trabalho;
• Otimiza o trabalho executado;
• Segurança e objetividade no trabalho;
• Aumenta a produtividade;
• Mantém o equilíbrio entre a vida pessoal, familiar e profissional;

A pessoa que não administra o seu tempo é porque passa a maior parte do dia pensando no que fazer em 1º lugar, outra parte recomeçando o trabalho interrompido e finalmente a outra reclamando que não teve tempo para nada.

Fatores a serem observados que contribuem para modificarmos algumas atitudes através de nossa   própria conscientização, nos levando a pensar nos seguintes fatos:

• Estamos dando o tempo certo às coisas realmente importantes ?
• Estamos mantendo o equilíbrio adequado entre nossas atividades de rotina e as de inovação a longo  e curto prazo?
• As interrupções desnecessárias estão sendo permitidas ?
• Estamos realizando tarefas desnecessárias ?
• Estamos pulando de tarefa em tarefa sem conclui-las ?

Conclusão:

O Tempo é um recurso precioso, que não pode ser recuperado, ou expandido, portanto saiba usá-lo pois ele proporciona oportunidades iguais para todos.

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